Previdência Privada – Dossiê de Participantes
Solução i4BS Previdência Privada
O que é?
Uma Solução desenvolvida e já parametrizada para possibilitar o gerenciamento dos documentos dos participantes de Fundos de Pensão e de Seguridade Social, garantindo uma recuperação rápida e precisa e aumentando a eficiência da área de seguridade.
Que empresas devem usar a Solução i4BS Previdência Privada?
A Solução foi desenvolvida com base na experiência da Documentar no tratamento e gestão de documentos da área de Previdência Privada e tem como foco empresas, instituições e órgãos neste segmento:
- que precisem atender demandas fiscalizatórias de maneira ágil e eficiente;
- que já tenham pagou benefícios indevidamente por falta de comprovantes de pagamentos;
- que guardem todos os documentos por tempo indeterminado – às vezes mais de uma cópia – utilizando mal um espaço precioso;
- que tenham dificuldade de agrupar e gerenciar a documentação dos participantes por falta de um padrão definido;
- que precisem de funcionários específicos para cuidar da documentação dos participantes em função do volume e do processo estabelecido;
- que tenham pouca agilidade para atender as demandas internas e dos seus clientes, em função da forma de organização da documentação;
- que tenham dificuldade em localizar um documento específico, por exemplo, Solicitação de Benefício de um participante, em menos de um minuto;
- que passem por processos de auditoria regularmente.
Com o i4BS é possível:
- Nomear automaticamente os dossiês, criados com o Nome do Participante, e já implementa toda a estrutura de pastas necessária para acolher os documentos relacionados, facilitando a padronização da nomenclatura.
- Integrar as temporalidades e os tipos de documentos exigidos.
- Automatizar a indexação a partir da estrutura de pastas.
- Disponibilizar mecanismos de busca e acesso s informações de maneira intuitiva e simplificada, possibilitando a recuperação de documentos com rapidez e máxima precisão, através de tipos variados de pesquisas.
- Gerenciar efetivamente todo o ciclo de vida dos documentos corporativos e movimenta arquivos físicos ou eletrônicos para descarte ou guarda em arquivo inativo, de acordo com a temporalidade definida.
- Controlar versões de documentos e possibilitar a restauração de versões.
- Garantir o controle de acesso dos usuários, a funcionalidades, documentos e dossiês dos participantes, de acordo com o perfil definido.
Como Funciona?
A solução possui um padrão de indexação com estrutura de arquivamento, tipos documentais e sub-pastas previamente definidas e necessárias para gerenciar a documentação do participante.
Para criar novos dossiês, basta digitar indexadores tais como: nome do participante, data de adesão, número do contrato; e todo o padrão será automaticamente criado e armazenado no sistema.
Para incluir os documentos do participante na estrutura é necessário apenas copiá-lo para a pasta correspondente e este documento herdará automaticamente todos os indexadores do dossiê, minimizando o trabalho de reindexação de cada documento.
Também gerencia os documentos dos participantes existentes em meio físico, indicando seu local de arquivamento, gerando etiquetas de identificação e controlando sua temporalidade.
Para recuperar um documento são oferecidas as seguintes possibilidades de pesquisa:
- Busca pela estrutura de pastas – Para navegar na estrutura de pastas e localizar os documentos de todos os participantes.
- Busca por Dossiê – Para localizar documentos de um participante específico, basta digitar o nome do mesmo.
- Busca avançada – Para combinar as buscas por dossiês e quaisquer indexadores utilizados, como, por exemplo: todos os participantes que receberam benefício em 2009.
- Busca simples – Para realizar pesquisas textuais nos conteúdos dos documentos a exemplo de motores de busca, tais como Google e Yahoo.
- Busca por tipo documental – Para pesquisar qualquer tipo de documento existente no dossiê do participante, como, por exemplo: todos os contratos gerados na empresa.
Benefícios:
- Redução do risco de perdas financeiras e aumento da produtividade e assertividade dos seus processos de negócio.
- Pouco trabalho para implantar, facilidade para gerenciar e muita precisão para recuperar.
- Solução pronta para ser utilizada – e a um preço muito acessível.