Dossiê Eletrônico de Empregado
Solução i4BS RH
O que é?
A Solução i4BS RH – Dossiê Eletrônico do Empregado foi desenvolvida especificamente para gerenciar os documentos dos empregados de uma organização. Contempla estruturas de arquivamento , tabela de temporalidade, estrutura de indexadores e tipos documentais. Tudo pronto para ser implantado e utilizado de forma fácil e rápida.
Que empresas devem usar a Solução i4BS – RH?
A Solução foi desenvolvida com base na grande experiência da Documentar no tratamento e gestão de documentos da área de RH e tem como foco empresas, instituições e órgãos, de qualquer porte e segmento:
- que tenham a necessidade de organizar os documentos de seus empregados, garantindo uma recuperação rápida e precisa, aumentando a eficiência de seu departamento de pessoal;
- que necessitam atender a demandas trabalhistas e fiscalizatórias de maneira ágil e eficiente;
- que tenham elevado índice de tournover;
- que vivenciem processos de auditoria periodicamente;
- que necessitem padronizar a organização dos documentos de seus empregados;
- que tenham problema com espaço físico para guardar a documentação em papel;
É uma solução que visa solucionar definitivamente os problemas de gestão dos documentos de empregados.
Como Funciona?
A solução possui um padrão de indexação com estrutura de arquivamento, tipos documentais e sub-pastas previamente definidas e necessárias para gerenciar a documentação do empregado.
Para criar novos dossiês, basta digitar indexadores tais como: nome do empregado, data de admissão, número de matrícula; e todo o padrão será automaticamente criado e armazenado no sistema.
Para incluir os documentos do empregado na estrutura é necessário apenas copiá-lo para a pasta correspondente e este documento herdará automaticamente todos os indexadores do dossiê, minimizando o trabalho de reindexação de cada documento.
Também gerencia os documentos dos empregados existentes em meio físico, indicando seu local de arquivamento, gerando etiquetas de identificação e controlando sua temporalidade.
Para recuperar um documento são oferecidas as seguintes possibilidades de pesquisa:
- Busca pela estrutura de pastas – Para navegar na estrutura de pastas e localizar os documentos de todos os empregados existentes na empresa.
- Busca por Dossiê – Para localizar documentos de um empregado específico, basta digitar o nome do empregado.
- Busca avançada – Para combinar as buscas por dossiês e quaisquer indexadores utilizados, como, por exemplo: todos os empregados que já tiraram férias em 2009.
- Busca simples – Para realizar pesquisas textuais nos conteúdos dos documentos a exemplo de motores de busca, tais como Google e Yahoo.
- Busca por tipo documental – Para pesquisar qualquer tipo de documento existente no dossiê do empregado, como, por exemplo: todos os ASO´s gerados na empresa.
Com o i4BS é possível:
- Controlar e organizar documentos, repositórios e sistemas de busca de informação.
- Movimentar arquivos físicos ou eletrônicos, de acordo com a temporalidade definida para cada dossiê, para guarda e preservação em arquivo inativo.
- Garantir o controle de acesso dos usuários de acordo com o perfil definido, controlando o acesso a funcionalidades, a dossiês e a documentos.
- Recuperar os documentos com rapidez e máxima precisão, através de vários tipos de pesquisa.
- Padronizar a nomenclatura através da nomeação automática de Dossiês, criados a partir do Nome do Empregado e contendo toda a estrutura necessária.
- Controlar versão dos documentos e possibilitar a restauração de versões anteriores.
Benefícios:
A solução apresenta vários benefícios sob o ponto de vista da gestão dos documentos do RH: rapidez no processo de indexação, agilidade na recuperação precisa das informações, gestão da documentação física e um preço altamente competitivo.
Com o i4BS RH – Dossiê Eletrônico do Empregado, o esforço para gestão do dossiê do empregado é consideravelmente menor que em um processo convencional.
Um funcionário consegue criar 30 dossiês de empregados por dia, o que significa trabalhar aproximadamente 900 documentos diários.
Os impactos positivos são percebidos por toda a empresa, uma vez que o processo de gestão destes documentos ajustado e padronizado minimiza o risco de autuações; evita atrasos no recebimento de faturas por falta de documentação; reduz o tempo de execução de processos operacionais, ao mesmo tempo que racionaliza a utilização de espaço físico.