Metodologia

Modelo de evolução

O Modelo de evolução abaixo, representa a visão da Documentar e a associação das suas áreas de atuação:

Na base do modelo, encontram-se as soluções voltadas para a gestão de registros informacionais, físicos e eletrônicos. São projetos que visam principalmente a organização e a localização desses registros, causando grande impacto positivo na operação da organização.

Na parte intermediária, encontram-se os projetos voltados para gestão da informação, que priorizam o processo de recuperação por meio do conteúdo existente nos mais diversos artefatos, estruturados ou não, vinculando-os aos processos de negócio. Com projetos desta natureza é possível atingir um nível mais estratégico, na medida em que a recuperação precisa da informação subsidia a tomada de decisão. Estes projetos se baseiam fundamentalmente na integração das soluções de ECM (Enterprise Content Management) e BPM (Business Process Management).

No topo do modelo encontram-se as iniciativas voltadas para a gestão do conhecimento. Estes projetos, que têm como suporte os projetos de gestão de informação, propõem a integração entre ambientes e a colaboração como mecanismo central de comunicação. Com isto, proporcionam a implementação de práticas que estimulam e viabilizam o registro, o compartilhamento e a geração de novos conhecimentos.

Complementando esta visão, a Documentar atua na Modelagem de Processos e na Organização de Sistemas Normativos. Estas ofertas, inicialmente utilizadas apenas como complemento dos projetos de gestão da informação e do conhecimento, vêm sendo cada vez mais demandados pelo mercado, tornando-se linhas de negócio independentes.

Em linhas gerais o modelo de evolução da Documentar pode ser assim entendido:

• Definir o conhecimento essencial, que registros informacionais ele produzirá, em que formato deverá ser armazenado, que tecnologias deverão ser utilizadas para a gestão, de quem será a responsabilidade de guarda e por quanto tempo deverá ser guardado.
• Otimizar e sistematizar os processos de negócio, identificando as necessidades de informação associadas e o sistema normativo que dá suporte à operação de uma empresa.
• Compartilhar conhecimento e informação “selecionados” e de “valia”.

Todas estas ações agregam valor para o cumprimento das metas estratégicas de uma organização e são fundamentais para o processo de inovação e resultados para o negócio.

Processos de entrega

Na Documentar, o processo de entrega de soluções sob medida em ECM conta com uma metodologia fortemente baseada nas melhores práticas de mercado que é resultado da experiência obtida em projetos e na gestão de serviços desenvolvidos em empresas de diferentes portes e segmentos.

A atuação em projetos é orientada pelos preceitos do PMI – Project Management Institute – e o ciclo de vida dos projetos tem um abordagem iterativa contemplando as especificidades de cada área ou contexto e promovendo o rápido  retorno sobre o investimento.

Uma vez entregue o projeto, a atuação da equipe da Documentar pode ser realizada em 3 formatos distintos:

• Operação assistida: por meio do acompanhamento e de mentoring, a Documentar realiza o processo de transição de tal forma que seus clientes possam assumir o controle de suas iniciativas,
• Outsourcing:  a Documentar fornece serviço de alto nível com a gestão dos recursos empregados,
• BPO (Business Process Outsourcing) em ECM: a Documentar assume a responsabilidade pela entrega dos níveis de serviço acordados agregando alto valor ao processo de negócio de seus clientes que podem focar na sua estratégia.