Gestão da Informação

Documentos são registros oficiais e evidências de ações de gestão planejadas e/ou realizadas, que comprovam e garantem os resultados dos processos de negócio de uma empresa. Uma organização lógica, segura e que permita fácil acesso a qualquer item armazenado, seja ele físico ou eletrônico, é de vital importância. Porém, para alcançar novos patamares de produtividade e complexidade, é também importante padronizar e administrar a forma como o conteúdo dos documentos é acessado e compreendido. Para chegar à máxima performance, a empresa precisa ir além, influindo também na maneira como é gerado e aplicado aquele que é o maior patrimônio de qualquer organização: o conhecimento. Enquanto o documento é o registro e a informação é o conteúdo em linguagem padronizada, o conhecimento é a inteligência, experiência e raciocínio por trás dos atos e decisões gerenciais.

A Documentar apoia sua empresa na definição de soluções específicas de ECM, implementa procedimentos padronizados e otimizados de armazenagem, organização, recuperação e acesso a documentos corporativos, unifica e padroniza a terminologia utilizada para expressar o conteúdo dos documentos suportando a criação de diferenciais competitivos e identifica quem detém os conhecimentos críticos, direcionando-os aos pontos em que ele é realmente necessário, estimulando sua obtenção e registro, assim como seu compartilhamento entre os componentes da empresa – transformando-o assim em valiosa fonte de evolução corporativa.

Demandas

• Pouca precisão na recuperação de documentos e conteúdos
• Gasto excessivo de H/H na busca de documentos e informações
• Grande utilização de espaço físico para guarda
• Pouca segurança
• Dificuldade de gerenciar documentos e informações com uma abrangência corporativa
• Mitigação de risco operacional corporativo
• Melhoria do acesso ao conhecimento corporativo
• Disponibilidade de informação para Governança Corporativa
• Melhoria na gestão dos ativos intangíveis
• Registro e otimização do conhecimento e inteligência corporativos
• Efetivação do processo colaborativo, com compartilhamento do conhecimento
• Potencialização da geração de inovação de valor

 Soluções

• Organização do acervo (físicos e eletrônicos)
• Automatização do processo de Gestão de Informação
• Plano de vida útil dos documentos (Tabela de Temporalidade Documental)
• Vocabulário Controlado e estrutura de assuntos para organização de documentos eletrônicos
• Planejamento e implementação de soluções de gestão de informações para o negócio
• Outsourcing da gestão das informações para o negócio
• Elaboração de taxonomia corporativa
• Definição e implementação de práticas específicas e estratégias para alavancar a criação, a explicitação, o gerenciamento e o compartilhamento do conhecimento corporativo de valia para o negócio e gerador de inovação.

 Resultados

• Eficácia nas consultas e localização de registros documentais
• Agilidade no acesso aos registros que suportam as operações
• Mitigação de riscos atrelados aos acervos fiscais, trabalhistas, etc.
• Agilidade, precisão e segurança na tomada de decisão
• Integração de registros de conteúdos informacionais, associados aos processos de negóciose aos riscos operacionais, através da utilização de tecnologias que propiciam a recuperação das informações com maior rapidez.
• Otimização do processo de inovação
• Proteção do conhecimento organizacional
• Aumento da competitividade
• Valorização da Marca
• Governança Corporativa