Case: sanofi-aventis

A sanofi-aventis é líder de mercado em várias áreas terapêuticas e dispõe de um dos mais abrangentes portfólios da Indústria Farmacêutica do país.

Este projeto tem por finalidade atender as necessidades da sanofi-aventis no desenvolvimento e implantação de uma metodologia de Gestão de Documentos e Informação, visando garantia da integridade, disponibilidade e confidencialidade das informações geradas e recebidas pela empresa, buscando o gerenciamento dos documentos e informação das áreas Jurídica, Médica e Assuntos Regulatórios que atualmente são
controlados e arquivados em papel e o monitoramento contínuo do perfil de segurança de todos os documentos da sanofi-aventis no Brasil.

A solução deve permitir visibilidade e controle total dos documentos, prontidão e segurança da informação, melhoria continua dos processos e otimização dos relacionamentos com as mais diversas equipes e parceiros de negócio.

Diante das expectativas do Cliente, a DOCUMENTAR propôs a implantação de sua Metodologia de Gestão Integrada de Recursos Informacionais
– GERIR, que preparará a Organização para, no futuro, realizar a Gestão do Conhecimento Corporativo. Esta metodologia prevê:

• Definição das diretrizes e da norma que nortearão a implantação de uma nova cultura de Gestão de Documentos e Informações adequadas
  às necessidades das áreas em foco, contextualizando-as numa aplicação que poderá ser replicada em nível corporativo.
• Definição dos procedimentos para a Gestão de Documentos e Informações visando garantir a padronização das formas de envio,
  recebimento, organização, guarda, movimentação, empréstimo e expurgo dos documentos físicos e eletrônicos das áreas foco.
• Implantação da solução i4BS, que é uma tecnologia desenvolvida pela DOCUMENTAR com o objetivo de implementar a gestão integrada de recursos informacionais e disponibilizar serviços automatizados para gerenciamento, busca e disseminação seletiva de informações. Esta solução faz o tratamento das informações de forma integrada com o ambiente de trabalho dos usuários e de forma mais natural possível, porém sem perder a qualidade da governança.
• Modelagem dos Processos, visando à identificação e amplo conhecimento dos processos de negócio. A modelagem possibilita obter a visão sistêmica e estruturada da organização para orientação e padronização da operação do negócio. É composta pelo levantamento, análise, representação gráfica e registro de todas as atividades que compõem um processo organizacional, gerando os seguintes produtos:
  • Levantamento dos processos;
  • Elaboração da visão sistêmica e dos fluxos dos processos;
  • Identificação dos recursos informacionais;
  • Elaboração da matriz de riscos e controle;
  • Proposição de melhoria para os processos, do ponto de vista da gestão da informação.
• Elaboração de Vocabulário Controlado, visando padronizar o “dialeto” da corporação, associando a ele as remissivas e referências a serem
  utilizadas.
• Elaboração da estrutura taxonômica visando à categorização e organização das informações em grupos, de forma hierárquica para representar conceitos através de termos, relacionamentos e associações.
• Definição do Ciclo de Vida e do Plano de Contingência para os dossiês/documentos das áreas associadas aos processos, determinadas
  para este projeto, através do desenvolvimento das respectivas Tabelas de Temporalidade Documental – TTD.
• Organização de documentos físicos de acordo com os Procedimentos Operacionais elaborados.
• Digitalização dos documentos eleitos para este fim.
• Capacitação da equipe sanofi-aventis visando à assimilação da metodologia a ser implementada. Este trabalho permitirá ao Cliente ter acesso aos produtos finais da metodologia, devidamente descritos em procedimentos operacionais e adquirir a capacidade de ser um mantenedor ou usuário treinado.
• Manutenção e Gerenciamento da Metodologia implantada através da formalização de um contrato de BPO – Business Process Outsoursing da Gestão de Documentos e Informações.

Benefícios

A implantação da Metodologia de Gestão de Recursos Informacionais – GERIR permitirá que a sanofi-aventis tenha maior eficácia no gerenciamento e realização dos processos de negócio, ao contar com um modelo de gestão de documentação e informação que, além de possibilitar maior integridade da informação, segurança no trâmite interno de documentos e facilitação na sua recuperação, assegure:

• Disponibilização dos documentos e informações produzidas em ambiente interno com a visão interdepartamental (duas áreas
  envolvidas) com foco na visão futura corporativa.
• Gerenciamento efetivo do ciclo de vida dos documentos corporativos de forma sistêmica.
• Padronização dos processos, assegurando o controle aos procedimentos com atividades claramente definidas de pessoas e/ou
  departamentos, evitando assim a descontinuidade de processos numa eventual troca de usuários.
• Identificação dos pontos de melhorias operacionais ou relativas à documentação nos processos.
• Otimização da ocupação do espaço físico de armazenagem da documentação.
• Melhoria no processo de indexação e estruturação da informação.
• Geração de uma identidade única através da uniformização da linguagem e da padronização de ações dos processos.
• Eliminação de retrabalhos nas atividades e tarefas das áreas usuárias.
• Eliminação de perdas fiscais devido a não recuperação de documentos.