Case: Samarco – 3a. Pelotização

O projeto de expansão da empresa – batizado Projeto Terceira Pelotização – conta com investimentos de US$ 1.183 bilhão e inclui uma nova Usina de Concentração em Germano (MG), um novo mineroduto com cerca de 400 quilômetros de extensão – utilizando a faixa de servidão existente – e uma terceira Usina de Pelotização em Ubu (ES), onde está também localizado o Terminal Marítimo de Ponta Ubu.  Os investimentos contemplam
ainda a ampliação dos equipamentos e instalações de infra-estrutura das áreas de mineração, estocagem e embarque de produtos.

Diante de tão audacioso desafio, a busca de solução para as questões de gerenciamento da documentação, informação e conhecimentos gerados ao longo do Projeto foi definida como prioritária. Em paralelo às primeiras iniciativas para viabilização do empreendimento, iniciou-se o projeto
de definição e implantação de políticas e diretrizes para gestão dos recursos informacionais do Projeto Terceira Pelotização. A DOCUMENTAR foi a empresa escolhida para desenvolvimento desse trabalho, realizado de forma aderente aos requisitos corporativos e específicos do projeto de expansão e contando com a participação efetiva do corpo técnico e administrativo da SAMARCO MINERAÇÃO.

O projeto realizado pela DOCUMENTAR teve como foco a abordagem por processo, uso de metodologia integrada de gestão da documentação e informação, utilização de um sistema de GED e garantia de continuidade no uso do sistema.

Este projeto foi concretizado através da realização dos seguintes produtos e serviços:

• Elaboração da Visão Sistêmica do Projeto Terceira Pelotização

A elaboração da Visão Sistêmica teve o objetivo de identificar os macro-processos, as relações entre si e dos processos associados a eles. Todos os aspectos relacionados ao empreendimento foram contemplados nos macro-processos identificados, abrangendo as áreas de gestão e operação do
empreendimento como: Engenharia, Planejamento, Suprimentos, Gestão de Mudanças, Saúde e Segurança, Finanças e Riscos do Projeto e Meio Ambiente.

• Definição da Política de Gestão

De posse da Visão Sistêmica do Projeto, foi elaborado o Modelo de Gestão Documental, que por meio de diretrizes e procedimentos operacionais elaborados de maneira estruturada e padronizada, buscaram prover adequado tratamento da documentação do Projeto. O resultado foi uma revisão no processo de gestão documental tornando-o mais ágil e eficiente.

• Mapeamento e representação dos processos

Os processos foram mapeados e representados sob a forma de fluxos, com identificação e registro dos recursos informacionais gerados. O resultado desse trabalho serviu de base para o desenvolvimento dos demais produtos e serviços, entre eles a elaboração de “WorkFlow” apoiando todo o processo de aprovação de documentos da Engenharia, inclusive com público externo (Projetistas, Fornecedores e Obra), com a utilização de uma ferramenta de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) para controle, guarda e tramitação dos documentos.

• Implantação de um Centro de Documentação e Informação – CDI

O CDI é responsável pelos serviços de processamento técnico da documentação, atendimento e disseminação da informação do Projeto Terceira Pelotização. Coube ainda ao CDI, inicialmente, a organização da documentação física e eletrônica existente, e a indexação dos documentos no
sistema de GED. No momento, o gerenciamento do CDI está sob a operação da Documentar e vem atuando em diversos segmentos, como o controle de toda informação técnica e administrativa do Projeto, participação na definição de procedimentos e rotinas de execução de serviços de Engenharia e Suprimentos, treinamento de usuários no sistema de GED e na metodologia implantada pela Documentar, apoio na elaboração de relatórios e padronização de normas, além de ser um elo entre o Projeto Terceira Pelotização e seus fornecedores, projetistas e clientes internos no que diz respeito à informação.

A SAMARCO MINERAÇÃO demonstrou com a implantação deste projeto estar consciente da importância da informação no desenvolvimento de seus processos de negócio. O fato de se antecipar na definição das políticas e diretrizes para a gestão de documentos e informação do projeto constitui um diferencial altamente positivo em projetos dessa natureza, porque evita o re-trabalho e vai ao encontro da garantia da efetividade do investimento, à medida que torna mais adequada a gestão da informação, que é um dos ativos mais preciosos da empresa.

São considerados ainda pontos diferenciados do projeto:

• Investimento na manutenção da metodologia implantada conferindo a responsabilidade ao CDI.
• Padronização dos processos que necessitavam de um controle de “Gestão Documental” associado à utilização de um sistema corporativo de GED, preservando a memória técnica e garantindo a rastreabilidade e o histórico da base de conhecimento gerada pelo projeto.
• Controle da qualidade da documentação gerada externa e interna ao projeto, através da atuação do CDI no processo de validação da mesma, em conformidade com normas e procedimentos definidos em conjunto, entre a DOCUMENTAR e a SAMARCO MINERAÇÃO.
• Envolvimento da equipe técnica e administrativa da SAMARCO MINERAÇÃO, compondo, com a DOCUMENTAR, a equipe multidisciplinar para a construção do modelo corporativo.