Case: Petrobras – Repar

A Demanda

Em 16 de Julho de 2000 ocorreu nas instalações da REPAR – Refinaria Presidente Getúlio Vargas, um vazamento de petróleo devido à ruptura de uma das válvulas de abastecimento do setor industrial, acarretando impacto ambiental significativo, com contaminação de rios e afluentes da região. Esse acidente ficou conhecido como Acidente OSPAR.

A PETROBRAS deu início imediato a uma série de ações emergenciais para reparação dos danos ambientais causados pelo evento. Essas atividades envolveram em torno de 3.000 pessoas e geraram um volume considerável de documentos administrativos, técnicos e jurídicos. Entretanto, não foram tomadas medidas eficazes, em paralelo, para garantir uma boa gestão dessa documentação.

Em 2005 foi constituído um Grupo de Trabalho com a finalidade de preparar as respostas a quesitos encaminhados pelo Ministério Público Federal – MPF e Ministério Público do Paraná – MP/PR. A equipe integrante do Grupo de Trabalho e os técnicos e especialistas necessitavam ter acesso a toda documentação existente, de forma rápida, para dar respostas e apresentar as provas documentais solicitadas.

Diante dessa situação emergencial foi solicitado o apoio técnico da gerência de TI da UN-REPAR para a busca de soluções tecnológicas que possibilitassem à equipe:

  • Contar com toda documentação do processo agrupada e organizada.
  • Garantir coerência entre ações atuais e às que haviam sido realizadas nos últimos cinco anos, disponibilizando o acesso à documentação fidedigna e completa.
  • Compartilhar as informações através da disponibilização de uma base de documentos em formato digital, acesso via Web e mecanismos
    simples de recuperação das informações.
  • Dispor da documentação probatória que garantisse a sustentabilidade legal às informações referenciadas pelos técnicos na elaboração
    do relatório.
  • Implantar um método e padrões para gestão da documentação, divulgando e compartilhando a experiência construída ao longo do
    processo.

Foi neste contexto que a gerência de TI da UN-REPAR contratou os serviços especializados da DOCUMENTAR, para ajudá-la na definição e implantação da solução mais adequada.

A Solução

Para atender o desafio que representava a demanda da área de SMS, a gerência de TI teria que planejar e implantar uma solução (metodologia + tecnologia) que possibilitasse a estruturação, gerenciamento e recuperação dos documentos técnicos e jurídicos referentes ao Acidente OSPAR
disponíveis em meios físicos e digitais.

Do ponto de vista da infra-estrutura de TI seria necessário:

  • Criar um ambiente de informações para auxiliar na elaboração da defesa da Companhia nos processos judiciais relacionados ao acidente;
  • Aplicar conceitos e ferramentas avançadas de Gestão de Conhecimento, visando dotar os integrantes do Grupo de Trabalho de um avançado ambiente colaborativo, que possibilitasse:

a)   a captura, organização, reutilização, criação e compartilhamento de informação;

b)   a interação síncrona e assíncrona, independente da localização física das pessoas;

c)   facilidades para recuperação da informação através de ferramenta de busca eficiente e definição de taxonomia;

d)   edição colaborativa de documentos.

Após análise situacional e estudo de viabilidade a DOCUMENTAR propôs e implantou o seguinte plano de ação, em parceria com as áreas de TI e SMS da UN-REPAR:  

  1. Definição de uma metodologia de gestão documental para o acervo envolvido, contemplando a definição de Tabela de Temporalidade e
    procedimentos para organização física, com atenção especial para os documentos comprobatórios.
  2. Identificação e recuperação de toda documentação física pertinente ao OSPAR localizada dentro e fora da Companhia e considerada
    essencial para o processo.
  3. Organização do acervo identificado, de acordo com a metodologia definida.
  4. Validação da base cadastrada no SCD, visando garantir consistência, fidedignidade e coerência com a documentação física, em termos de
    representatividade e organização.
  5. Definição da estrutura de assuntos e termos indexadores que possibilitariam a digitalização e o cadastramento da documentação jurídica.
  6. Criação de uma taxonomia (proposição terminológica) como instrumento de apoio que permitiria organizar, recuperar e comunicar informação no contexto do OSPAR, de maneira lógica.
  7. Implantação da taxonomia e classificação dos documentos, utilizando a “Solução tecnológica Akwan”.

Resultados

Com a implantação das ações definidas para a gestão dos documentos e informações a PETROBRAS\REPAR pôde contar com uma solução que apoiou o Grupo de Trabalho constituído na elaboração das respostas aos quesitos encaminhados pelo MPF e MP/PR.

Em 2006,  a PETROBRAS conseguiu êxito em sua contestação judicial, ficando isenta, até o momento, de novas reparações e indenizações pelo vazamento do OSPAR.

Entende-se que parte desta vitória deve ser atribuída ás soluções desenvolvidas para a Gestão dos Recursos Informacionais, que permitiu o acesso e compartilhamento das informações a qualquer tempo pelos integrantes do Grupo de Trabalho, técnicos e especialistas envolvidos.