Case: Gerdau Açominas

Em 1998, a Gerdau Açominas encontrava sérios problemas para gerenciar sua documentação inativa, dentre os quais se destacavam: riscos legais e operacionais em virtude da dificuldade de recuperação de documentos; volume crescente de documentos devido à inexistência de diretrizes para descarte e tratamento da documentação; altos custos de gestão em conseqüência da falta de procedimentos de gerenciamento do acervo.

Neste cenário, a Gerdau Açominas demandava uma solução baseada nas melhores práticas de mercado, que primasse pela agilidade na recuperação das informações, sobretudo para atender as demandas fiscais, legais e operacionais da Empresa.

Foi elaborado em abril de 1998, um plano de ação para definição do Modelo de Gestão Integrada de Recursos Informacionais, visando a reestruturação da área de documentação da empresa.

Em novembro de 1998, iniciou-se a implantação deste modelo, com foco apenas nas áreas administrativas que encaminhavam documentos ao Centro de Documentação. Todo o acervo inativo mantido pelo Centro de Documentação foi analisado, triado e organizado; os responsáveis das áreas foram treinados na metodologia para manutenção da documentação ativa e, simultaneamente, foi desenvolvida uma ferramenta de Gestão Documental, que garantiu o gerenciamento automatizado do acervo. Após o êxito desta implantação, comprovado principalmente pela
eliminação de perdas fiscais devido a não recuperação de documentos, em agosto de 2001 iniciou-se a implantação da metodologia em outras áreas da empresa.

Atualmente, o processo de Arquivo Administrativo da Célula de Documentação presta suporte técnico a 130 setores no que se refere aos produtos de Gestão da Informação. Importante ressaltar que 90% destes setores utilizam os serviços de armazenamento de documentos inativos.

Resultados

A empresa conseguiu, dentre outros resultados, descartar 10 milhões de documentos, total equivalente a 55% da documentação analisada.

Até o momento já foram organizados 13 milhões de documentos nas mídias eletrônica, microfilme e papel; 586 mil destes cadastrados no DMS/SAP e 7,6 milhões em fotogramas. O CDI não registra qualquer caso de não-localização de documentos, sendo inclusive, referência para as
demais Unidades Gerdau.

A demanda pelo trabalho é crescente, principalmente por parte das áreas produtivas e espera-se que os serviços sejam ampliados nos próximos anos.