Case: FEESC

A FEESC é uma fundação de apoio à Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC e oferece soluções apropriadas às necessidades das organizações, sejam elas públicas ou privadas, propiciando, através de sua atuação, uma efetiva interação Universidade-Empresa.

A demanda da FEESC era a definição de uma Política de Gestão de Recursos Informacionais da coleção em papel e em mídia eletrônica, que a posteriori seria associada á soluções tecnológicas, visando racionalizar o acesso eletrônico aos acervos das áreas Financeira, Recursos Humanos, Administração, Projetos, Correspondências e Arquivo Inativo.

A Solução

Foi feita uma análise da situação instalada e a identificação das necessidades e expectativas com relação à documentação armazenada nos arquivos setoriais ativos e no acervo inativo da fundação, sob o ponto de vista das mídias papel e eletrônica, visando a racionalização e
automatização dos procedimentos de criação, recebimento, análise, triagem, organização, guarda e disponibilização dos documentos que suportam a rotina operacional das áreas em  foco na FEESC.

A partir das informações obtidas nas etapas anteriores, foi definida a implantação de uma Gestão Integrada da Informação através da implementação de uma Metodologia de Gestão de Recursos Informacionais e da seleção, modelagem e implantação de uma tecnologia de GED –
Gestão Eletrônica de Documentos.

A DOCUMENTAR, utilizando-se de sua ampla experiência na modelagem para customização de ferramenta tecnológica que apóie sua Metodologia de Gestão de Recursos Informacionais,  especificou através dos levantamentos sob o ponto de vista da tecnologia, escopo de ações desejáveis, dados que deverão compor os formulários de cadastramento, funções, trâmites, relatórios de saída de informações e interatividade com sistemas relacionados.

Foram definidas as funcionalidades de alimentação, revisão, aprovação, disponibilização e consulta, assim como os itens de segurança, planos de testes, validações e treinamentos, padrões gráficos e nomenclaturas a serem utilizadas.

A customização da ferramenta tecnológica foi realizada pelo fornecedor do software, com o suporte da DOCUMENTAR.

Resultados

Dentre os resultados da implantação de uma Metodologia de Gestão de Recursos Informacionais na FEESC, podemos citar:

• Disponibilização de informação para a comunidade interna e clientes externos da FEESC, de forma integrada e seletiva.
• Otimização e padronização dos fluxos de processamento dos documentos.
• Gerência e controle dos documentos, no que se refere ao armazenamento, acesso, tramitação e ações pendentes.
• Melhoria nos tempos de busca e disponibilização da informação, a partir da possibilidade de acesso imediato aos documentos através de uma rede.
• Eliminação da burocracia e redução de custos indiretos, através da otimização e racionalização dos processos de tramitação de documentos.
• Ganho de produtividade.
• Minimização dos custos relativos a perda de processos jurídicos, devido à não localização de prova documental.
• Segurança da informação, uma vez que o acesso aos documentos e as ações sobre os mesmos serão restritos a usuários autorizados.
• Estatísticas de uso e aplicação da informação.
• Controle da obsolescência da informação.