Case: Embratel

A Demanda

A EMBRATEL precisava transferir a responsabilidade da execução de um processo de negócio, que não faz parte do seu core business e que ela não desejava ou não precisava realizar com recursos próprios e em suas dependências, para um terceiro especializado na atividade e com infra-estrutura e equipe própria.

O processo de negócio em questão era o de Análise de Processos de Venda do Produto  LIVRE, que se inicia com o recebimento dos Contratos de Adesão e/ou Aceites Técnicos que são emitidos por centenas de Agentes EMBRATEL em todo o território nacional e termina com a validação dos mesmos no sistema da EMBRATEL, para que os Agentes possam ser remunerados.

A Solução

A DOCUMENTAR, utilizando-se de sua ampla experiência, definiu a logística e implantou em sua Filial no Rio de Janeiro, o BPO – Business Process Outsourcing do Processo de Análise de Contratos de Venda do Produto Livre da EMBRATEL, com todas as condições
necessárias para a prestação do serviço com segurança, qualidade e agilidade.

Determinadas as condições de validação dos Contratos de Adesão e dos Termos de Aceite,   foram  definidos os procedimentos para coleta,
análise, validação dos documentos na ferramenta desenvolvida pela EMBRATEL, organização e encaminhamento dos documentos para guarda externa.

A equipe responsável pela operacionalização do processo foi montada e treinada e é constantemente assistida por uma Gerência e uma Coordenação Técnica, o que gera aumento de eficiência e melhoria contínua na execução dos processos.

Relatórios para acompanhamento diário, semanal e mensal foram definidos e a equipe do BPO se reporta à Diretoria de Negócios Livre/Gerência de Operações Comerciais da EMBRATEL.

Benefícios

Dentre os benefícios da implantação do BPO – Business Process Outsourcing do Processo de Análise de Contratos de Venda do Produto Livre da EMBRATEL, podemos citar:

• A EMBRATEL passou a focar no seu core business, deixando a execução de processos de apoio para o fornecedor.
• Redução dos investimentos em capital e em treinamento na execução dos processos.
• Otimização e padronização da conferência e validação de documentos.
• Gerência e Controle dos Contratos de Adesão e Termos de Aceite, no que se refere ao armazenamento, acesso e tramitação garantindo a
  segurança da informação e a integridade dos documentos.
• Redução nos tempos de busca e disponibilização da informação.
• Minimização dos custos relativos a perda de processos jurídicos, devido à não localização de prova documental.