Case: Documentar i4BS

A Demanda

A área de Recursos Humanos da DOCUMENTAR , diante da realidade da empresa – funcionários alocados “na casa do cliente” e em diversas regiões do país, e das exigências contratuais ligadas diretamente às questões de responsabilidade solidária (trabalhista e previdenciária) e SMS,
desejava gerenciar todos os documentos do empregado de forma padronizada, composto por estrutura de arquivamento, tipos documentais, controle de temporalidade e indexadores de fácil visualização e funcionamento. O modelo implantado deveria facilitar e agilizar o atendimento das demandas dos clientes e internas, que são diárias. Outro detalhe importante é que a solução deveria ser simples e de fácil compreensão para todos da área, indiferente do nível de formação, uma vez que a manutenção da mesma seria de responsabilidade dos envolvidos nos processos de
Recursos Humanos.

A Solução

Foi feita uma análise da situação instalada e a identificação das necessidades e expectativas com relação à documentação armazenada nos dossiês dos empregados, visando racionalizar, automatizar e padronizar os procedimentos de recebimento, análise, digitalização e indexação dos
documentos que compõem os mesmos. A partir das informações obtidas, definiu-se por uma solução que contemplava a implantação do Dossiê do Empregado na tecnologia i4BS – Information for Business Solution, sistema desenvolvido pela Documentar voltado ao gerenciamento de documentos eletrônicos e físicos. Em junho de 2008, iniciou-se a implantação do Dossiê Eletrônico do Empregado e a implantação foi realizada em três fases:
1ª Fase – Nesta fase definimos as regras de indexação, a estrutura de assuntos, o padrão de nomeação dos documentos e a tabela de temporalidade.
2ª Fase – A tecnologia i4BS foi parametrizada em função das definições realizadas na fase anterior.
3ª Fase – Uma vez finalizada a parametrização do sistema, iniciamos o processo de digitalização, captura e indexação do Dossiê do Empregado no modelo previamente parametrizado no i4BS.

O projeto foi executado em 03 meses e teve como resultado o cadastramento de 460 dossiês. A 1ª e 2ª fases foram realizadas por Consultores Internos e a 3ª fase por funcionários da própria área. Os funcionários responsáveis pela implantação da 3ª fase foram treinados na estrutura
definida no i4BS e acompanhados pelo Consultor responsável. Desta forma, garantimos o resultado, a qualidade do trabalho e a redução do custo de implantação da solução. Atualmente o i4BS é uma importante ferramenta de trabalho para a área de RH. Os funcionários da área utilizam diariamente o sistema para consultas, atendimento de demandas e/ou inserção de informações. Outro fato que merece destaque é a possibilidade de integração do i4BS com o nosso sistema de folha de pagamento. Esta integração possibilita um gerenciamento ainda mais amplo dos dossiês,
uma vez que os processos realizados no sistema de folha podem ser traduzidos pelo i4BS, como autorizações de abertura de novos dossiês ou mudança de status dos já existentes.

Benefícios

Dentre os benefícios da implantação do Dossiê do Empregado na tecnologia i4BS na DOCUMENTAR, podemos citar:
• Minimização dos custos relativos a demandas não atendidas no prazo, devido à não localização da informação;
• Segurança da informação, uma vez que o acesso aos documentos e as ações sobre os mesmos serão restritos a usuários autorizados;
• Agilidade e assertividade em relação ao atendimento das demandas, principalmente as auditorias mensais dos nossos clientes;
• Possibilidade de vários tipos de pesquisa, reduzindo o tempo de busca e disponibilização da informação em até 50%;
• Aumento de produtividade no momento de criação, movimentação e manutenção do dossiê, em função dos padrões estabelecidos;
• Facilidade em capacitar novos usuários na tecnologia i4BS;
• Padronização do processo de gestão do Dossiê do Empregado, minimizando as possibilidades de erro de arquivamento;
• Controle de versão dos documentos;
• 40% das demandas ligadas ao Departamento Pessoal, são sanadas acessando apenas os dossiês via i4BS.

Depoimentos

“Com a implantação do i4BS obtivemos grandes melhorias e pontos positivos na montagem do Dossiê do Empregado.
No i4BS a estrutura de cada dossiê é criada automaticamente e o documento após digitalização é nomeado e adicionado a pasta, também de forma automática. Desta forma otimizamos o nosso tempo, uma vez que conseguimos realizar a tarefa em um prazo infinitamente menor e com muito mais qualidade. A pesquisa de documentos também ficou mais ágil e objetiva. O I4BS possui todas as funções do Windows Explorer (renomear, copiar, recortar, colar, excluir documentos), o que facilita sua utilização. O i4BS, possui também um alerta que avisa a existência de alguma pendência no Dossiê – este também é um ponto muito positivo.”
Marta Rodrigues – Auxiliar Administrativo

“A solução i4BS realmente mudou a nossa rotina. O estabelecimento de padrões e a automação do processo está garantindo assertividade e agilidade no atendimento das demandas, com um esforço interno muito menor. A facilidade de operar e manter a solução também é um diferencial. O custo de implantação foi realmente muito baixo frente aos benefícios. A manutenção está sendo feita pelos funcionários da área, sem gerar qualquer custo adicional .”
Renata Melo – Gerente Recursos Humanos