Case: Biotrópicos

A BIOTRÓPICOS é uma ONG ambientalista sem fins lucrativos e a sustentação de sua estrutura está atrelada ao financiamento de projetos de pesquisa.

Atualmente a ONG encontra-se em fase de expansão e o sucesso de seus projetos já finalizados permitiu que fossem feitos investimentos para
aprimoramento de suas instalações, bem como proporcionou a experiência necessária para aprovação de novos projetos.

Com matriz em  Belo Horizonte e uma base de apoio na Chapada Gaúcha, a BIOTRÓPICOS mantém pesquisadores e o monitoramento dos projetos ainda acontecia de forma precária, sobretudo no âmbito dos processos de documentação e do fluxo informacional.

Os computadores da sede armazenavam, com uma organização praticamente inexistente, projetos e arquivos pessoais dos pesquisadores, sem
padronização de vocabulário e com vários arquivos duplicados.

Não havia nenhum controle relativo ao prazo de guarda para nenhum tipo de documento e estes eram armazenados em formas de dossiês de projetos, respeitando somente uma divisão cronológica mensal para cada projeto.

A necessidade imediata era, portanto, a definição e implantação de uma solução que possibilitasse o gerenciamento mais efetivo dos documentos
físicos e eletrônicos da ONG.

Para o desenvolvimento desse projeto estabeleceu-se uma parceria entre a DOCUMENTAR, IBMEX – EMPRESA JÚNIOR DO IBMEC e a EMPRESA JÚNIOR DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – PUC/MG.

A equipe formada constituiu-se de alunos do curso de Ciência da Informação da PUC/MG e alunos do curso de Administração do IBMEC e por parte da DOCUMENTAR foram designadas duas consultoras, sendo uma da área de Mapeamento de Processos e outra da área de Gestão de Recurso Informacional, além de um Gerente de Projetos, que trabalharam em regime voluntário. As equipes das Empresas Júnior das duas
faculdades trabalharam, em conjunto, sob a orientação constante da equipe da Documentar.

Entre planejamento, reuniões de validação e implantação de produtos, o desenvolvimento do projeto aconteceu de outubro de 2006 à fevereiro de 2007 e se dividiu basicamente em duas etapas:

• Em um primeiro momento, sob a orientação da consultora de mapeamento de processos, foram mapeados os processos da ONG e desenhados os seus fluxos.
• Com os fluxos mapeados e desenhados iniciou-se, sob a orientação da consultora de Gestão de Recurso Informacional, a segunda etapa do projeto, onde foram elaborados os procedimentos operacionais que serviram como subsídio e apoio à equipe na execução das tarefas, além de serem material de referência do cliente e finalmente a organização dos acervos administrativo, bibliográfico e eletrônico.

A implantação da Metodologia de Gestão de Recursos Informacionais possibilitou a organização de todo acervo da BIOTRÓPICOS independentemente da mídia em que se encontrava e irá permitir que os colaboradores da ONG mantenham esta organização, de acordo com os procedimentos que foram elaborados.

A estruturação dos arquivos eletrônicos permitiu uma melhor visualização dos projetos da ONG e tornou possível a recuperação e o acesso aos documentos referentes aos projetos em suas diferentes etapas.

Foi implantado um software para criação de bibliotecas digitais, que foi configurado e customizado de acordo com as necessidades da BIOTRÓPICOS.

Um número significativo de documentos foi expurgado, ou por serem repetidos ou por não pertencerem aos assuntos da ONG. Esse expurgo significou uma redução de 40% do acervo e isso fica perceptível ao se observar o espaço ocupado atualmente, tanto físico quanto dos discos dos computadores.

Depoimentos

“Os benefícios foram enormes e determinantes para a estruturação da BIOTRÓPICOS.

Os resultados obtidos através da atuação da DOCUMENTAR foram  vitais e imprescindíveis para a implementação de um modelo de gestão moderna, dinâmica e eficiente, atendendo primorosamente nossas expectativas de crescimento e atuação.

A equipe DOCUMENTAR demonstrou deter grande conhecimento técnico, visão estratégica e versatilidade na tomada de decisões durante a realização do projeto, cumprindo os prazos com exatidão com um comportamento exemplar e postura profissional, engajada e responsável,
demonstrando eficiência, interesse e prontidão na busca de soluções”.

 

Antônio Luiz de Freitas – Gerente Administrativo e Financeiro

Joaquim de Araújo Silva (Quincas) – Gerente Técnico-Científico